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Ressources humaines

La déclaration préalable à l’embauche

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Vous prévoyez d’embaucher votre premier employé ? C’est une bonne nouvelle, et le signe que vos affaires se présentent bien. Pour officialiser son arrivée, vous passerez par une formalité administrative obligatoire : la Déclaration préalable à l’embauche (DPAE).

La DPAE s’effectue en une seule fois auprès de l’URSSAF, et réunit toute une série de formalités liées à l’embauche :

  • la déclaration d’une première embauche ;
  • la demande d’immatriculation de votre salarié au régime général de la Sécurité sociale ;
  • l’affiliation au régime d’assurance chômage ;
  • l’adhésion à un service de santé au travail ;
  • la déclaration d’embauche pour la visite médicale obligatoire ;
  • la démarche pour la déclaration annuelle des données sociales.

Cette formalité semble simple. Pourtant, même si vous décidez de la confier à votre (expert-)comptable ou à un service de ressources humaines externalisé, elle mérite quelques éclaircissements. Les voici.

Qui déclare l’embauche ?

Vous, en tant qu’employeur.

Qui est concerné ?

La DPAE concerne toute embauche d’un salarié. Quelles que soient ses conditions de travail et la durée de son contrat de travail, pour tout recrutement d’un salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale. Par exemple, si vous embauchez ce même salarié à plusieurs reprises (extra, CDD…), vous aurez à effectuer une DPAE à chaque fois.

Il est important de savoir que votre employé ne sera pas dispensé d’accomplir ses propres démarches administratives, notamment auprès de sa caisse d’assurance maladie.

Quand déclarer l’embauche ?

Dans les 8 jours qui précédent l’embauche de votre salarié, dont la période d’essai.

Comment la déclarer ?

Directement en ligne, sur net-entreprises.fr par saisie du formulaire de déclaration d’embauche. En saisissant votre DPAE en ligne, vous gagnerez du temps et vous obtiendrez immédiatement la validation de votre déclaration et l’accusé de réception correspondant. Notez que vos déclarations et accusés de réception sont archivés et consultables pendant 14 mois.

Vous pouvez également vous inscrire par courrier ou par télécopie
Dans ce cas, vous remplissez et signez le formulaire « Déclaration unique d’embauche », et vous le retournez par courrier ou par télécopie au service déclaration d’embauche de l’URSSAF. N’hésitez pas à prendre contact avec l’URSSAF dont dépend votre établissement. Elle peut vous aider à exécuter cette formalité.


Comment s’inscrire sur net-entreprises.fr ?

Il est préférable de s’inscrire avant toute déclaration concernant votre entreprise. L’inscription et même l’utilisation du site net.entreprise.fr sont gratuites. Après votre inscription, vous recevrez un courrier de confirmation sous 7 jours. Dès lors, vous pourrez faire vos déclarations en ligne.

Nous vous conseillons de vous inscrire en tant qu’administrateur de votre entreprise. Ceci pour assurer la confidentialité des données transmises. D’ailleurs, l’inscription aux déclarations est réservée aux administrateurs net-entreprises.fr.

L’embauche de salariés relève de domaines de compétences particulières et précises. N’hésitez pas à vous appuyer sur l’expertise de votre (expert-)comptable si vous en ressentez le besoin.

Tags : DPAEembaucherecrutementURSSAF