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Comptabilité

Comment gérer les notes de frais ?

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On appelle « note de frais » le document qui permet au salarié, ou au chef d’entreprise, de se faire rembourser les frais engagés dans le cadre de son travail.

Y figurent les dépenses de déplacement, de restauration et d’hébergement, mais aussi de services (coûts postaux, imprimerie…) et de fournitures, utiles à votre mission.

Parmi les contraintes administratives de toute activité professionnelle, la gestion des notes de frais est incontournable. Et, pour ne perdre ni son temps, ni son argent, il vaut mieux traiter le sujet avec attention et méthode.

Voici donc quelques astuces et informations essentielles pour changer la corvée en simple formalité.

Conditions de remboursement des notes de frais

Pour que vos dépenses soient considérées en notes de frais, il faut respecter deux exigences :

  • que les frais engagés soient spécifiquement dans l’intérêt de l’entreprise ;
  • que vous fournissiez les justificatifs de vos achats.

Si, généralement, les notes de frais sont établies à la fin de chaque mois, il n’existe pas d’échéance formelle pour les produire – hors celle de l’année en cours bien sûr. Sachez toutefois que votre société peut imposer un délai à vos employés. Si ce n’est pas stipulé sur le contrat de vos employés, une simple note de service suffit à présenter la période de transmission des notes de frais.

N’oubliez pas de mentionner suffisamment d’informations sur vos notes de frais afin d’éviter tout litige avec l’URSAFF. Indiquez la date et le montant de votre dépense. Faites clairement apparaitre son attribution (repas, essence, etc.) et le bénéficiaire (nom et adresse du restaurant ou de la station essence par exemple.)

Les modes de remboursement

Vous avez deux possibilités pour les dépenses professionnelles de vos employés :

  • le remboursement des frais réels. Il qui correspond à l’indemnisation des sommes que vos employés ont, personnellement, avancées ;
  • le remboursement des frais au forfait. Il s’agit d’une allocation globale que vous donnez à vos employés en plus de leur salaire. Elle est calculée sur une base forfaitaire censée couvrir leurs dépenses habituelles. L’employé n’aura alors pas de note de frais à établir dans ce cas.

Les avantages de la gestion électronique

Si vous êtes amené à produire des notes de frais de façon récurrente, oubliez le bon vieux tableau Excel et optez pour une solution de gestion électronique. Vous gagnerez du temps et les risques d’erreurs seront maîtrisés.

Votre entreprise dispose peut-être de son propre système de gestion des notes de frais. Si ce n’est pas le cas, des logiciels en ligne sont accessibles directement via Internet.

Ce type d’outil est généralement très simple à utiliser. Une fois connecté, vous devez juste remplir tous les champs liés à vos frais. Pour vos déplacements, ces logiciels génèrent automatiquement vos indemnités kilométriques et exportent les données vers le service concerné.

La gestion des notes de frais sur application mobile

Ultime gain de temps : gérer ses notes de frais sur vos smartphones et tablettes. Des applications mobiles se sont développées en France pour une gestion quasiment en « temps réel ». Certaines vous permettent d’être géolocalisé lors de votre dépense. Vos frais sont alors directement auto-catégorisés (repas d’affaires, péages, etc.). Il ne vous reste plus qu’à dicter leur montant et à photographier leur justificatif. L’application se charge d’éditer votre facture ainsi que votre note de frais et de les transmettre au service comptabilité.

Logiciels, applications mobiles, les outils technologiques vous permettent désormais de gérer vos notes de frais facilement. Encore faut-il ne pas « laisser trainer » et penser à demander vos factures pour chaque dépense professionnelle. Un tout petit effort pour un grand bénéfice.

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