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Comptabilité

Assemblée générale : quand et comment la préparer ?

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Associés d’une SARL ou actionnaires d’une SA/SAS, vous disposez d’un organe de décision pour bien gérer votre entreprise : l’assemblée générale (AG).

Les types d’assemblées générales

Selon la nature des décisions que vous avez à prendre, il en existe trois types :

  • l’AG ordinaire concerne la gestion courante de la société ;
  • l’AG extraordinaire est convoquée pour les décisions plus engageantes pour la vie de l’entreprise (modification des statuts, distribution d’actions, modification du capital…) ;
  • l’AG constitutive, quant à elle et comme son nom l’indique, permet de poser les bases de la création de l’entreprise.

En amont de l’assemblée générale, et selon la forme juridique de votre entreprise, vous devrez tout de même satisfaire à quelques obligations légales, notamment la convocation à l’AG.

La convocation à une assemblée générale

Les délais préalables de convocation à l’AG sont spécifiques à la forme juridique de votre entreprise. Toutefois, retenez qu’elle doit indiquer l’ordre du jour et le lieu de l’assemblée générale. De même que respecter la régularité de la convocation vous évitera la peine de nullité de l’AG.

Pour une SA, l’AG se tient dans les six mois qui suivent la clôture de chaque exercice comptable, pour approbation des comptes sociaux. La 1ère convocation devra être envoyée 15 jours avant la date de l’AG, de préférence par lettre recommandée avec accusé de réception.

Pour une SARL, il en va de même. La convocation à l’AG sera envoyée obligatoirement par lettre recommandée avec AR.

Pour une SAS, les modalités sont fixées dans les statuts.

Des documents sont à transmettre à vos actionnaires ou associés :

  • les comptes annuels de l’entreprise (bilan, compte de résultat, annexes) ;
  • le rapport de gestion ;
  • les éventuelles résolutions proposées (approbation des comptes, affectation des résultats, et toute autre résolution) ;
  • l’inventaire, si vous êtes concerné(e) ;
  • le rapport du commissaire aux comptes, si nécessaire ;
  • les comptes consolidés, si votre société est tenue d’en établir.

Vous n’êtes pas obligés d’adresser ces documents à vos actionnaires ou associés par lettre recommandée avec AR. Toutefois, nous vous conseillons de le faire. C’est la preuve que les documents ont été envoyés et reçus, et cette démarche vous préserve du risque d’annulation de votre assemblée générale.

Le procès-verbal

Le procès-verbal d’AG est généralement dressé par acte sous-seing privé, quelle que soit la forme juridique de votre entreprise. En principe, cette charge revient au gérant en tant que représentant légal, mais un tiers, interne ou externe à l’entreprise, peut être désigné à cet effet.

Si le contenu du procès-verbal est variable selon la forme juridique de votre entreprise, son rôle est double. Il dresse le constat des décisions prises et constitue une preuve.

Vous l’avez compris, le formalisme entourant une assemblée générale est précis. Demandez conseil à votre expert-comptable, il saura vous orienter et vous accompagner dans la préparation de votre AG.

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